チームで開発や改善を進めていくために、週次で振り返りをしてみた。やり方と所感。

 

現職では、2〜4名程度のメンバーで日々の改善作業を行っています。

当初は僕のメンターが、タスクの割り振りや進捗確認などを行っていたのですが、今年の6月頃から僕がうけもってそれをやることになりました。

社内のメンバーは、他のプロジェクト仕事との兼ね合いで増減します。必ずしも同じメンバーがずっといるわけではなかったのですが、ここのところ安定してメンバーが固定されてきたこともあり、メンターから「チームとして成長していくために、振り返りをしてみたら?」と提案されました。せっかくの提案でしたので、早速やり方を教わってやってみることにしました。

この記事では、一体どんな振り返りをして、どんな効果があったかを説明します。

前提

この記事における振り返り(チーム活動の改善)の進め方は、開発を週単位で回しているため、1週間ごとに行うことを前提としています。そのため、多少時間や進め方が十分でないと感じる方もいるかもしれません。その際は、各自アレンジしていただければと思います。

何のために振り返りを行うかのか??

振り返り作業は良いことだけではありません。メンバーの数 x 欠けた時間 がチームとして失われてしまします。その時間をかけてまでやる意味とは何でしょうか。私は、振り返りをすることで、次のようなことが達成できるのであれば、する意味があると考えています。

  • 開発スピードがあがる(1週間に行えるタスクの量が増える)
    • ムダなことをしない(できるだけ)
    • ムダとわかったことは2回しない
    • 得意・不得意を見極める
  • 開発品質があがる
    • バグがない、少ない
    • 要望とずれたものは開発しない
    • より、要望に沿ったものを、少ない手間で作り上げる

こういったことを実現するために、振り返りではチーム活動のボトルネックとなる部分(多くはコミュニケーションに依存する部分だと個人的には思っています、もちろん個々人のスキル不足というものもある)を特定し、少なくしていけるように活動していきます。

準備

準備するものです。

  • 広い机 or ホワイトb−土
  • ペン(太字のものが良い。赤ペンでもよい)
  • 付箋(2〜3色。大きめがよい)
  • 時計(こちらもできるだけ大きいものが良い)

進め方

大まかには、KPTをつかって、改善を進めています。先週の「振り返り」をし、その後「問題点の洗い出し」→「問題を解消するためのルール更新」と続きます。

  1. 前回たてたKPTの振り返り(振り返り)
  2. 今週のKPTの洗い出し(問題点の洗い出し)
  3. 議論(ルールの更新)

これらをおおよそ30分程度で行います。ひとつひとつ見ていきましょう。

1 前回たてたKPTの振り返り

KPTふりかえります。先週建てた主にTryに対して、今週どうだったかを振り返ります。

主には、①ルールの確認(前回のルールのふりかえり)・②ルールの継続、の2点をチェックします。

「ルールが守れない」場合は、何らかの理由があるはずです。悪いのは、それをできなかった人ではなく、ルールなので、それを変更する必要があります。変更するかどうか話し合います。

また、ルールの継続に関しては、チームの文化として定着したものは一旦ルールから外してしまってもOKです。

2 今週のKPTの洗い出し

チームワーク第一弾です。各自ワークをして今週どうだったかを考えます。

ブレインストーミングとKJ方の流れです。個人的な感想ですが、4番目のポイントを付けて、どの観点が今最も話すべきかをチームで強制的に決めてしまう、のがなかなか良いと思っています。

  1. 個人ワーク(各自、課題や問題だと思う点を付箋に書き出します。1min/人。)
  2. 発表(一人一人発表します。1min/人。)
  3. グルーピング
  4. ポイントつけ(チームで重要だと思う問題点 = みんなが興味のある点、を決める。)

4,は、時間にもよりますが、1~2個気めます。そのために、3pt〜5pt/人で投票し、議論すべき内容を決めます。

3 議論

チームワーク第二弾です。ポイントつけをした結果、優先して解決したい課題・問題が決まりました。これを解決するための仕組み(ルール)を決めていきます。

基本的には、時間を決めて議論。議論はついつい時間が長くなりがちなので、ファシリテーターは要注意です。

4 クロージング

  1. できまったことを周知、付箋に書き出して壁に張っておきます。これは、ルールを決めても意識されないと、形骸化してしまうためです。

進め方の注意点

ファシリテータによる観点と、参加メンバーの観点があります。

ファシリテータの注意点

週次の振り返りだから、といった特別なことはありません。基本的なことばかりです。

  • 時間管理(タイムキープ)を行う
  • 決めさせる
  • 否定しない
  • 意見を引き出す
  • 具体的にする。言葉をシャープにする
    • ×:機能を追加する
    • ◯:新しい機能を追加する
  • 時間を追加するかどうかを促す
  • 失敗しても、いいから進めることも重要

メンバーの注意点

  • もし問題が起こったとしても、悪いのはルールであって、人ではない
  • 人を責めない

まとめ

いかがでしたか。このやり方が100%良いとはいえません。チームや状況に応じて、どんどんupdateしていきたいと思っています。

ただ、この活動を始め、メンバーひとりひとりの責任感やバックボーンとなっている考え方などが共有できて、仕事は以前よりさらにうまく言っていると思います。引き続き続けていきたいと思います。

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